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about:Mozilla Chile Actividades

Este es el lugar en el que encontrarás el procedimiento de la comunidad para organizar eventos/charlas y el protocolo para la participación en eventos organizados por terceros a los que los miembros sean invitados.

Eventos y charlas organizados por la comunidad

Las actividades de la comunidad deberán ser compartidas en la lista, convocando a los interesados a ser parte del equipo a realizara la actividad.

Se recomienda a los miembros seguir los siguientes pasos:

1. Pensar en el tema de la actividad.
2. Buscar un lugar y fecha,
3. Redactar propuesta formal a la institución, detallando la actividad y requerimientos para su realización
4. Una vez se tenga confirmación de parte de la institución, realizar solicitud de materiales con estimaciones de participantes y metas a un Mozilla Representative (ReMo) de la comunidad. Convocar a la comunidad para hacerse presente a través de la lista de correos.
5. Preparar los materiales para la presentación y otros.
6. Realizar la actividad, haciendo un registro fotográfico y de los participantes.
7. Redactar un informe para el sitio web de la comunidad informando logros y alcance de la actividad

Participación en eventos externos

Dado que varias personas nos han preguntado respecto a las condiciones de participación en eventos, charlas y/o talleres de los integrantes de nuestra comunidad; les queremos hacer llegar esta serie de recomendaciones, a fin de contar con una pauta que sirva como orientación para lograr una mejor coordinación de las actividades.

Aspectos Generales:

Como parte de la política de Mozilla, los voluntarios de la comunidad no han de recibir dinero por parte de organizaciones para beneficio personal. Se agradece el apoyo de la organización a los voluntarios en forma de pasajes, alimentación, hospedaje y otros, en caso de ser requeridos para una actividad que lo justifique. En este caso los pagos pueden ser realizados directamente por los organizadores o entregados monetariamente a los voluntarios, quienes harán envío por correo electrónico de comprobantes de los gastos (salvo en excepciones en que por la transacción no haya sido emitido comprobante alguno).

Si realizará un evento y es responsable de la sede (recinto físico), le recomendamos coordinar con nosotros para generar un documento que permita asegurar la asignación de los espacios por parte de los responsables de lugar, de esta forma contará con un documento firmado, asegurándo así los espacios bajo un compromiso formal y escrito.

Dado que nuestros voluntarios estudian o trabajan, recomendamos realizar la solicitud de participación considerando horarios no hábiles, o en caso contrario, favor coordinar con los participantes solicitados para acomodar su asistencia, de acuerdo a la disponibilidad.

Si el evento consta de espacios donde se requiere la instalación de equipos o stands, estos deberán estar accesibles al menos una hora antes del inicio planificado del evento, de forma que todo esté dispuesto a la hora partida del evento. Así también, si para el armado se requieren muebles, energía, redes de telecomunicaciones u otro similar, y estos han sido comprometidos por parte de la sede; todos deben estar dispuestos al menos 1 hora antes del inicio del evento, y para solventar cualquier inconveniente, se recomienda asignar a un responsable y representante de la sede, para ayudar en caso de que algo falle o existan dificultades.

Respecto a la asistencia externa al evento, esta deberá ser conversada con la comunidad para definir cupos reservados para que Mozilla pueda realizar invitaciones públicas para publicitar la actividad a través de sus medios comunicacionales.

Sobre nuestras charlas y talleres:

Al contactarnos para solicitar nuestra participación, favor incluir información sobre otras charlas a realizarse en la actividad con la finalidad de preparar material acorde al resto del evento. Adicionalmente, será muy importante contar con la definición del público objetivo, de forma de acercar y adecuar las temáticas al tipo de personas que participarán.

Algunas charlas pueden tener requisitos específicos, los que son señalados en el compendio o definidos por los participantes, sin embargo en general se requiere contar con:

• Proyector:
  • El equipo usado por los miembros puede variar respecto a la conexión. Se recomienda consultar al presentador respecto de que cable o adaptador necesita. En algunos casos, el presentador puede no contar con un computador portatil, debiendo la organización cederle el uso de un equipo durante la presentación.
• Amplificación de Audio:
  • Dependiendo de las dimensiones del recinto, será necesario contar con amplificación de audio, favor indiquenos si ésto será utilizado, a fin de que los participantes se presenten con suficiente tiempo de antelación para realizar toda instalación, configuración y pruebas necesarias.
• Disponibilidad de Internet:
  • Casi por regla, la mayoría de las charlas requieren contar con internet para el charlista, a fin de mostrar eventos en vivo. Si para esto se requieren configuraciones especiales tales como proxy, cuentas de usuario, configuraciones vpn, direcciones IP fijas, etc; deberá notificar antes del evento, así también, si la conexión a Internet tiene puertos o protocolos bloqueados.
• Disponibilidad de Equipos:
  • Es posible que para algunos talleres se requieran equipos computacionales. Para su configuración y pruebas debe contactarnos con anticipación, sobre todo si los equipos corren sobre Windows o Mac, ya que generalmente estos sistemas operativos no cuentan con la capacidad de ejecutar Software de alto consumo de recursos, al ser sistemas operativos técnicamente inferiores. Generalmente si los equipos ejecutan estos sistemas operativos, será necesario reemplazar el sistema operativo, instalar un sistema de ejecución doble o correr una máquina virtual.
• Disponibilidad de Materiales:
  • Nuestros profesionales preparan usualmente el material especializado para los talleres. Será necesario y responsabilidad de la sede disponer del mismo para los asistentes, el cual le será enviado al momento de aceptar la solicitud.

Aspectos Operativos:

A continuación se describen algunas recomendaciones para el aspecto operativo de eventos y actividades:

Si los participantes viven en una ciudad o región diferente y el traslado requiere un viaje mayor a cinco horas, le recomendamos que en caso de estar disponible, prefiera el transporte aéreo. Si su organización no cuenta con los fondos necesarios para costear este cambio, favor comuniquenos a fin de encontrar una solución conjunta.

Considere siempre algunas horas para que los participantes puedan prepararse para sus actividades, así también como el horario necesario para el descanso.

Si es necesario hospedar a los participantes, prefiera siempre que los participantes sean recibidos en la residencia de alguno de los encargados del evento o en su defecto una habitación de hotel sencilla, donde se disponga de energía eléctrica, internet o al menos cobertura de celular. Los lujos no son necesarios, sin embargo, ya que la mayoría de nuestros voluntarios trabajan y participan en varios grupos de la sociedad internacional de software libre y código abierto, requieren tiempo para responder correos y atender asuntos laborales. Normalmente cada participante responde entre 600 a 1000 correos diarios, por lo que disponer de Internet o buena cobertura celular es muy importante.

De realizar las actividades en una ciudad o región diferente a la de residencia de los participantes, le solicitamos coordinar previamente los traslados desde el lugar de llegada (aeropuerto, terminal de buses, terminal de trenes, etc) al hospedaje, así como los traslados entre el lugar de hospedaje y donde se realizarán las actividades.

Cada vez que se realiza una actividad, se solicitará el contacto directo de algún responsable, a fin de coordinar y realizar consultas en caso que sea necesario.

Es importante que declare con anticipación si su organización costeará también la alimentación u otros gastos relacionados, si no cuentan con los medios, contactenos para encontrar una solución en conjunto. Tal como para el hospedaje, los lujos no son necesarios, comidas sencillas y livianas, de preferencia hechas en casa, son suficiente y muy agradecidas.

Recomendaciones adicionales:

• Muchos de nuestros participantes no beben alcohol, otros beben en forma moderada y en muy rara ocasión durante las actividades que requieren exposición.
• Si alguna actividad requiere vestimenta formal, por favor indiquenos con anticipación, para que los participantes lo consideren en su equipaje.
• Si las actividades incluyen entrevistas o conferencias con prensa, favor consultar y advertir con anticipación, a fin de que los temas importantes sean considerados y planificados.
• Se le agradecerá mucho si usted puede indicarnos el estado del clima antes de cualquier viaje o actividad, permitirá a los participantes ir preparados en caso de extremo calor o mucho frío.
• Se agradecerá además si facilita el programa con la planificación de las actividades, incluyendo horarios de descanso, comidas y responsables de transporte, permitiendo coordinar mejor la disponibilidad de los participantes para atender asuntos laborales y otras responsabilidades.